働き方

How Google Worksを読んでみて得たこと メールの心得

こんにちは、琳です。

とあるサラリーマンの働き方改革(どうやったらイキイキした職場になるか)を図るべく、現在How Google Works(エリック・シュミット、ジョナサン・ローゼンバーグ著)を読んでいますが、予想以上に良書だなーと思いながら読んでいます。

経営や採用に関わるところはとっつきにくいので咀嚼が必要ですが、取り急ぎすぐ使えるものとして、『メールの心得』があります。

こういう簡単なところから改善していきたいと思っていますので、備忘録も兼ねてご紹介いたします。

老後への投資だけでなく、自己投資も入念にやっていきたいですね。

①すぐ返信する

メールにすばやく返信すると、コミュニケーションの好循環が生まれる。

チームや同僚が、重要な議論や意思決定のメンバーにあなたを加えるようになる。

分け隔てなく返信することで、フラットで能力主義的な企業文化の構築を助長することができる。

【琳の反省】とにかく返事が遅くて夜に返しているようではいけない。どんどん議論から外されてしまい、最終結果だけ聞かされてダメ出しして、、、という悪循環から抜け出そう。

②メールでは一言一句が大切で、ムダな長文は要らない

メッセージは簡潔に。

読者が読み飛ばそうとする部分を削る。

③メールの受信トレイは常にきれいにしておこう

読んだうえですぐに反応する、読んだうえであとで反応する、あとで読む(読む価値はあるが、緊急性が低く、いま読むには長すぎる)に分類する。

メールには「対処する」というラベルをつけるか、Gメールならスターをつけておく。

受信トレイのアイテム数を五つ以下にして、あとで優先順位を決めるのにムダな時間を削減。

④メールの扱いは「LIFO(後入れ先出し)」で

古い案件は、すでに他の人が処理してくれている場合もある。

⑤自分が「ルータ」であるのを忘れずに

誰かに転送すべきだったのに、転送しなかったメールはないか一日の終わりに考える。

【琳の反省】過去にビルゲイツは『力の源泉は秘匿した情報ではなく、共有した情報だ。』と語ったそう。この発想は少し薄かった。

⑥「BCC」を使うときには、その理由を自問してみよう

唯一「BCC」を使う意味があるのは、誰かをメールのスレッドから外すとき。隠し事につながるので基本使わない。

【琳の反省】ついついCC入れ過ぎかなと変な気を使ってBCCを誤使用経験あり。

⑦メールで相手を叱り飛ばさない

誰かを叱責する必要があるなら、直接会ってするべき。

【琳の反省】上司の振り見て我が振り直します。

⑧仕事の依頼をフォローアップしやすくする

誰かに依頼する時には件名に「フォローアップ」と書いて、自分宛に送ろう。進捗していない案件をフォローしやすくなる。

⑨あとで検索しやすいように工夫する

あとで読み返すメールを受け取ったら、件名にキーワードを付けて自分に送ろう。未来の自分が検索しやすいように。

まとめ

かなり基本なのかもしれませんが、私自身全然できていなかったし、社内で伝えていきたいことが多数ありました。

まずは自らを正していきます。